10 rätt och fel för videokonferensen

Genom escandi och vår nya online-tjänst escandistans arbetar vi dagligen med funktionella och representativa arbetsplatser och har sett det mesta. Här tar jag upp en del grundläggande punkter som är bra att ha i åtanke när du kopplar upp dig mot omvärlden. Självklarheter, tänker du. Uppenbarligen inte för alla, säger jag.

1. Om du jobbar hemma – hitta en plats där bakgrunden inte är rörig. Undvik det stökiga köket eller att sitta framför bokhyllan som du inte dammat sedan förra hösten.

2. Se till att ljuset faller på dig. Om du har ett stort fönster eller en lampa bakom dig är risken stor att du blir underexponerad i videokameran och ser ut som en svart vålnad. När vi planerar utrymmen åt våra kunder, ser vi alltid till att de fysiska grundförutsättningarna finns innan vi sätter igång med det estetiska.

3. Säkra att kameran är i ögonhöjd eller till och med en aning ovanför. Laptopens inbyggda kamera ger ofta knasig vinkel där ditt ansikte syns snett underifrån. Alla i konferensen kommer att koncentrera sig på dina näshår, snarare än den positiva säljrapporten du just levererar. Lös det genom att placera datorn på en trave böcker, en skokartong eller något annat lättillgängligt.

4. Se till att du har det tyst och lugnt runt dig. Det kan vara en utmaning när man arbetar hemifrån, men gör det bästa av situationen genom att tysta mobilen, stänga av mejlen, stänga dörren om dig och förklara för man, fru, barn, svärmor och hunden att du nu faktiskt är på jobbet och ska ha möte. Samma regler gäller så klart på kontoret. När allt fler möten av nöden tvunget hålls i form av videokonferenser och digitala möte, ökar också behovet att ordna rätt förutsättningar. Med vår digitala service lever vi som vi lär. Vi möter våra kunder digitalt och ser direkt vilka utmaningar som gäller för att få till professionella, funktionella och representativa digitala möten.

5. Förbered dig. Ha kaffet klart, preppa med dina favoritsnacks, men lämna den där frasiga biscottin i köket. I ett fysiskt möte, så väl som i en videokonferens, upplevs det som störande när du plötsligt lämnar din plats för att fylla på kaffe eller passa på att göra ett toalettbesök när någon annan håller en dragning. Tänk efter om det du gör i videokonferensen är något du skulle göra om du satt med samma grupp människor i ett mötesrum på jobbet? Att smaska på en stenhård italiensk skorpa är inte att rekommendera, oavsett.

6. Håll samtalsdisciplinen. Videokonferenser ställer högre krav på att alla får tala till punkt. Den som kallat till möte är förslagsvis den som leder mötet och agerar moderator.

7. Är du sammankallande, se till att det finns en agenda. Skicka ut den i god tid innan mötet tillsammans med alla andra nödvändiga dokument. Om tekniken krånglar och skärmdelningen inte funkar ska inte mötet behöva stanna av.

8. Se till att bekanta dig med tekniken bakom videomöten. De funkar alla snarlikt, men det är bra att ha de vanligaste nedladdade och installerade. Vi använder Skype, Teams, Zoom och Google Hangouts. Vi samarbetar med Implement  som är specialister på just digital mötesteknik. Det är en förvånande stor del av våra kunder som kontaktar oss för att rätta till deras egna försök till att skapa både fysiska och digitala förutsättningar för väl fungerande videomöten.

9. Håll fokus och var engagerad. Du hade antagligen inte halvlegat över bordet med frånvarande blick i ett fysiskt möte.

10. Sist men inte minst, tänk på att alla ser dig. Klä dig som att du vore på kontoret en normal arbetsdag. Råkar din tvååring vandra in i mötet vill vi inte se dina underkläder då du reser dig för att mota bort den uttråkade avkomman.

Om du trots allt inte riktigt känner att du får till den rätta lösningen och känslan på egen hand, så rycker vi ut med escandistans. Du får snabbt experthjälp och erfarna ögon på förutsättningarna, oavsett var i landet du befinner dig i. Vi träffas digitalt genom hela processen och hjälper dig efter dina behov. Kontakta oss redan idag för ett kort möte, så kan vi berätta mer.